Politica de Privacidade — Recepcionista IA / CRM S4S

  1. Quem somos
    Staff 4 Solutions Ltda (“S4S” ou “nos”) e a empresa responsavel pelo produto Recepcionista IA, um assistente de atendimento automatizado via WhatsApp. Nosso produto e contratado por microempreendedores individuais (MEI) para filtrar e qualificar mensagens dos clientes deles, agendando compromissos de forma automatizada.

Contato: suporte@staff4solutions.com.br | Site: www.staff4solutions.com.br

  1. A quem esta politica se aplica
    Esta politica se aplica a dois grupos de pessoas:

a) MEI contratante (“Contratante”): o microempreendedor que contrata e configura a Recepcionista IA para usar no proprio negocio. Seus dados sao coletados no momento do cadastro.

b) Cliente final (“Usuario Final”): qualquer pessoa que envia mensagens para o WhatsApp do MEI contratante e e atendida pela Recepcionista IA.

  1. Quais dados coletamos e para que
    3.1 Dados do MEI contratante
    Dado Finalidade Base legal (LGPD)
    CNPJ Identificação fiscal e emissão de NF Art. 7, V (execução de contrato)
    Nome completo e razão social Identificação do contratante Art. 7, V
    E-mail Comunicações sobre o serviço, suporte Art. 7, V
    Telefone (WhatsApp) Suporte técnico Art. 7, V
    Dados de acesso (Chatwoot/Odoo) Operação da plataforma Art. 7, V
    Dados de pagamento Cobrança mensal Art. 7, V
    3.2 Dados do usuário final (cliente do MEI)
    Dado Finalidade Base legal (LGPD)
    Nome exibido no WhatsApp Identificar o interlocutor Art. 7, I (consentimento)
    Numero de telefone (WhatsApp) Responder a mensagem no canal correto Art. 7, I ou Art. 7, V
    Conteúdo das mensagens trocadas Filtrar, qualificar e agendar o atendimento Art. 7, I
    Data e horário das mensagens Registro de atendimento Art. 7, I
    Nota: NAO coletamos dados sensíveis (Art. 11 da LGPD) como saude, origem racial, opinião politica, dados biométricos ou de crianças menores de 13 anos. Se você suspeitar que seu dado sensível foi enviado por engano, entre em contato pelo canal indicado na Seção 8.
  2. Como usamos os dados
    Os dados coletados sao usados exclusivamente para:

Operar o assistente de atendimento automatizado (filtrar mensagens, responder duvidas, agendar compromissos).
Melhorar a qualidade do servico prestado ao MEI contratante.
Cumprir obrigacoes legais e regulatorias.
Emitir notas fiscais e realizar a cobranca do servico.
O que NAO fazemos:

Nao vendemos dados a terceiros.
Nao usamos os dados do usuario final para publicidade.
Nao compartilhamos dados fora dos sub-processadores listados na Secao 6.
Nao usamos os dados para treinar nossos proprios modelos de IA (o modelo e fornecido pela Anthropic — ver Secao 6).

  1. Por quanto tempo guardamos os dados
    Dado Prazo de retencao
    Mensagens do usuario final 90 dias apos a ultima interacao
    Dados de conta do MEI contratante Enquanto o contrato estiver ativo + 5 anos (obrigacao fiscal)
    Logs de sistema 90 dias
    Apos o prazo, os dados sao excluidos de forma segura dos nossos servidores. O usuario final pode solicitar exclusao antecipada — veja a Secao 7.
  2. Com quem compartilhamos os dados (sub-processadores)
    Para operar o servico, contamos com os seguintes fornecedores de tecnologia. Todos processam dados apenas nas finalidades descritas e sob contrato de confidencialidade:

Fornecedor Funcao Localizacao dos servidores Politica/DPA
Anthropic Modelo de linguagem (IA) que processa as mensagens EUA [ABERTO-3: transferência internacional — avaliar Art. 33 LGPD] anthropic.com/privacy
Hetzner Hospedagem da infraestrutura Brasil (Falkenstein/Nuremberg — hetzner.com/legal/privacy-policy
Meta (WhatsApp Cloud API) Canal de comunicação — transmissão das mensagens EUA/UE developers.facebook.com/docs/whatsapp/cloud-api
Google (Calendar API) Criação e consulta de agendamentos no Google Calendar do MEI EUA [ABERTO-3] policies.google.com/privacy

  1. Seus direitos como titular de dados (Art. 18 da LGPD)
    Voce tem os seguintes direitos em relacao aos seus dados pessoais:

Direito O que significa na pratica
Confirmacao Saber se processamos dados seus
Acesso Receber uma copia dos dados que temos sobre voce
Correcao Pedir correcao de dados incorretos
Anonimizacao ou bloqueio Pedir que dados desnecessarios sejam anonimizados
Portabilidade Receber seus dados em formato estruturado
Eliminacao Pedir a exclusao dos seus dados
Revogacao do consentimento Retirar o consentimento a qualquer momento
Oposicao Se opor ao tratamento que considerar inadequado
Como exercer seus direitos
Via WhatsApp (para usuarios finais — forma mais simples): Envie a mensagem “esquecer dados” para o mesmo numero em que conversou. A IA processara o pedido de exclusao automaticamente. Tambem ha uma pagina dedicada de exclusao de dados (issue #199 — URL a definir).

Via e-mail: Envie sua solicitacao para: suporte@staff4solutions.com.br

Prazo de resposta: ate 15 dias uteis apos o recebimento do pedido (conforme Art. 18, §3 da LGPD).

  1. Seguranca dos dados
    Adotamos medidas tecnicas e organizacionais para proteger seus dados, incluindo:

Criptografia em transito (TLS/HTTPS) e em repouso.
Controle de acesso por função (apenas colaboradores que precisam dos dados tem acesso).
Monitoramento de acessos e logs de auditoria.
Exclusão automática após 90 dias.
Em caso de incidente de segurança que afete seus dados, notificaremos a ANPD e os titulares afetados conforme exigido pela LGPD (Art. 48).

  1. Cookies e rastreamento
    O produto Recepcionista IA opera exclusivamente via WhatsApp. Nao utilizamos cookies nem tecnologias de rastreamento no canal de atendimento.

[NOTA: se houver site proprio ou pagina de termos publicada na web, incluir clausula de cookies aqui.]

  1. Alteracoes nesta politica
    Podemos atualizar esta politica periodicamente. Em caso de alteracoes relevantes, notificaremos o MEI contratante por e-mail com pelo menos 15 dias de antecedencia. A data de ultima atualizacao sera sempre indicada no topo deste documento.
  2. Contato e encarregado (DPO)
    Para duvidas, solicitacoes ou reclamacoes sobre privacidade:

Encarregado pelo Tratamento de Dados: suporte@staff4solutions.com.br

Voce tambem pode registrar reclamacao diretamente na ANPD (Autoridade Nacional de Protecao de Dados): gov.br/anpd

Base legal de referencia
Lei 13.709/2018 (LGPD) — especialmente Arts. 5, 7, 9, 10, 11, 18, 33, 41 e 48.
Resolucao CD/ANPD no 2/2022 (agentes de tratamento de pequeno porte).
Rascunho produzido para revisao interna. Nao publicar sem aprovacao da consultora juridica Alessandra.